Abstract: Linee guida per la gestione della Comunicazione telematica Tessera Sanitaria.


Data: 8 gennaio 2018




Impostazione dei dati aziendali


All’interno di ogni azienda per la quale bisogna gestire la comunicazione, posizionarsi in Configurazione Azienda > Anagrafica Azienda nella sezione 730 Precompilato. Da lì abilitare la spunta Comunicazione Tessera Sanitaria, inserire il Tipo Spesa Sanitaria e verificare che sia indicato l’intermediario nel campo Tessera Sanitaria (in caso di invio tramite delega all'intermediario).


Si ricorda che l’anagrafica dell’intermediario deve essere inserita in Anagrafica Unica nell'Archivio Dati Anagrafici e quindi in Anagrafica Unica > Intermediari avendo cura che sia spuntato il programma di Contabilità nella sezione Procedure Abilitate.


Figura 1   Inserire l'anagrafica dell'intermediario



Figura 2   Inserire il Tipo Tessera Sanitaria



Dal momento in cui vengono impostati i dati sopracitati le registrazioni effettuate in prima nota vengono inserite automaticamente all'interno dell’Archivio Tessera Sanitaria. Se i Tipi Spesa Sanitaria gestiti fossero più di uno consigliamo comunque di impostare quello predefinito che ricorre più spesso e di variarlo all'occorrenza in fase di registrazione prima nota.


Nel caso di strutture autorizzate (studi associati ecc) ai sensi all’art. 8-ter del D. Lgs. 502/1992, soggetti di cui all’art. 70, comma 2 del D. Lgs. 193/2006, parafarmacie e ottici, vanno compilati i campi CODICE REGIONE, ASL, SSA e Codice Fiscale Proprietario, reperibili accedendo al sito www.sistemats.it, nell’Area Riservata del cliente, selezionando il link "Profilo utente" e poi "Stampa pincode".


Aprendo il pdf viene visualizzato, tra l'altro, il Codice Proprietario:


Esempio di CODICE PROPRIETARIO:xxx-yyy-zzzzzz 

dove:


codiceRegione: xxx

codiceAsl: yyy

codiceSSA: zzzzzz

cfProprietario: da valorizzare con il codice fiscale del soggetto che ha ricevuto le credenziali (titolare o legale rappresentante)


Per gli ottici e parafarmacie che hanno scontrini parlanti è necessario impostare anche il Numero Registratori Di Cassa.



Codici Tipo Spesa


Attività di medico / odontoiatra:


SR = Spese per prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale esclusi gli interventi di chirurgia estetica; visite mediche generiche e specialistiche o prestazioni diagnostiche e strumentali; prestazioni chirurgiche ad esclusione della chirurgia estetica; certificazioni mediche

SR – 2 = Visite in intramoenia

IC = Interventi di chirurgia estetica ambulatoriali o ospedalieri

AA = Altre spese sostenute dagli assistiti non comprese nell'elenco precedente


Attività di struttura sanitaria:


TK = Ticket

TK - 1 = Ticket di pronto soccorso

SR = Spese per prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale esclusi interventi di chirurgia estetica; visita medica generica e specialistica o prestazioni diagnostiche e strumentali; prestazione chirurgica ad esclusione della chirurgia estetica; ricoveri ospedalieri al netto del comfort; certificazione medica

CT = Cure Termali

PI = protesica e integrativa (extra farmacia e strutture accreditate)

IC= Intervento di chirurgia estetica ambulatoriale od ospedaliero

AA= Altre spese


Attività di veterinario:


FV = Farmaci veterinari

SV = Spese veterinarie


Attività di psicologo, infermiere, ostetrica, ostetrico, radiologo:


SP = Prestazione sanitaria


Attività di ottico:


AD = Dispositivi medici con marcatura CE; spese relative all'acquisto o affitto di dispositivi medici con marcatura CE

AA = Altre spese




Verificare l'archivio Tessera Sanitaria 


Come detto precedentemente l’archivio viene valorizzato automaticamente man mano che si inseriscono le registrazioni. È comunque consigliabile, prima di procedere all'invio, verificare i dati inseriti ed eventualmente quali registrazioni non sono confluite all'interno dell’archivio stesso. Eseguire la Lista Verifica Tessera Sanitaria presente in Archivi Azienda > Liste.


Figura 3   Eseguire la Lista Verifica Tessera Sanitaria



Eseguendo la lista con la spunta sulla casella Verifica Archivio il software effettua i seguenti controlli:


1) Il soggetto ha una partita Iva (e quindi non deve essere inserito nel file telematico);

2) Il soggetto non ha un codice fiscale o ha un codice fiscale errato;

3) Nella prima nota collegata all'archivio è presente una contropartita patrimoniale (messaggio non bloccante ma solo da visionare e che va ignorato per soggetti che registrano la cassa di previdenza);

4) Nella prima nota collegata all'archivio l’importo della fattura è negativo e non è stata contrassegnata come nota di credito;

5) La fattura non risulta incassata in tutto o in parte.


Eseguendo la lista senza spuntare la casella Verifica Archivio ed indicando l’anno, il software stampa i dati in archivio che sono privi di errori formali e quindi considerati da trasmettere per l’anno indicato.


Le spese vanno comunicate con il principio di cassa. Per gli utenti che utilizzano la gestione partite la procedura la ricava in automatico la data di pagamento dalle partite stesse.


Indicazioni per chi NON utilizza le partite (o le utilizza parzialmente):
Gli utenti che non utilizzano la gestione partite, o che, sebbene utilizzano le partite, hanno spuntato nei parametri aziendali Export F24, 770, Cert. Unica e Tessera San.: Escludi controllo partite (da utilizzare se partite non gestite correttamente), devono indicare la data di pagamento effettiva facendolo direttamente in archivio o con la funzione di Inserimento rapido Tessera sanitaria. Se durante l’anno sono stati fatti più pagamenti occorre indicare la data più recente. Se sono stati fatti pagamenti in anni diversi, è necessario modificare anche l’importo, indicando l’importo pagato nell'anno direttamente in archivio sostituendo l’importo del documento. Dovrà essere fatto un secondo inserimento, cliccando Nuovo, nell'archivio Tessera sanitaria, per la parte pagata nell'anno successivo, con gli stessi dati, ma indicando l’importo pagato nell'anno successivo. Si consiglia anche la stampa della Lista Tessera Sanitaria, spuntando Documenti senza data pagamento, per verificare che non siano scaricati documenti effettivamente pagati, per i quali non è stata indicata la data di pagamento. Per le note di credito il tracciato prevede che la data di pagamento sia uguale alla data del documento, per cui non è necessario rettificare questo dato. Lo scaricamento imposterà in automatico la data documento come data pagamento.


 

Dall’utility Inserimento Rapido Archivio Tessera Sanitaria, presente in Utility > Prima Nota, è possibile eseguire operazioni massive sull'archivio quali inserimentorigenerazione, modifica e cancellazione.


Figura 4   Inserimento Rapido Archivio Tessera Sanitaria



Nel dettaglio:


-  Inserimento da prima nota: riporta in archivio tutte le fatture non presenti nell'archivio stesso. Si ricorda infatti che viene alimentato automaticamente registrando le fatture in prima nota.
-  Rigenera da prima nota: riporta in archivio tutte le fatture presenti in prima nota, anche se già comprese nell'archivio stesso. I dati relativi ai documenti già presenti in archivio saranno aggiornati. I dati in archivio che non sono legati a prime note registrate (dati inseriti manualmente e i corrispettivi) non vengono cancellati. Non tutti i dati dell’archivio vengono rigenerati: il tipo di spesa, i tipi di spesa inseriti manualmente nei righi successivi al primo con i relativi importi, il tipo di movimento e la barratura di scaricato vengono lasciati inalterati con questa opzione.
-  Modifica movimenti: permette la modifica rapida di tutti i dati presenti in archivio per tutti i documenti inseriti nell'archivio (anche manualmente). Con questa opzione sarà possibile associare a tutti i movimenti selezionati in blocco, ad esempio, un determinato tipo spesa.
-  Cancella movimenti: permette la cancellazione dei dati inseriti in archivio, anche quelli inseriti manualmente. Nel seguito della funzione è possibile selezionare se cancellare tutto o solo determinati movimenti tra quelli in archivio.




Creazione del file per l'invio 


La creazione del file per l’invio va effettuata tramite la funzione Comunicazione Telematica Tessera Sanitaria presente nel menù Utilità.


Figura 5   Funzione Comunicazione Telematica Tessera Sanitaria



Figura 6   Tipo Operazione Comunicazione Telematica Tessera Sanitaria



Gli step da seguire per creare il file da inviare sono i seguenti:


1.  Indicare quale impostazione adottare per lo scaricamento:

  • Invio per conto del medico / struttura sanitaria: questa scelta attiva l'impostazione per l'invio al Portale Tessera Sanitaria o la predisposizione con TuttOK o Espando Telematici per le trasmissioni effettuate dallo studio delegato. Con questa opzione nella videata successiva saranno visualizzate solo le aziende che non hanno spuntato Comunicazione effettuata direttamente dal medico/struttura sanitaria o Gestione strutture sanitarie/medici SSN (scaricamento su disco) in Anagrafica azienda. Se viene selezionato l'invio diretto (senza TuttOK o Espando Telematici), i dati restituiti dal portale Tessera Sanitaria vengono stampati nella lista di esito e memorizzati nella tabella Forniture Tessera Sanitaria (menù Tabelle / Anagrafiche);
  • Invio diretto del medico / struttura sanitaria: l'opzione dovrà essere indicata nel caso in cui la trasmissione avvenga senza delega all'intermediario. Verranno visualizzate solo le aziende per le quali in Anagrafica azienda è stato selezionato Comunicazione effettuata direttamente dal medico/struttura sanitaria e sarà possibile selezionare una sola di queste per ogni scaricamento;
  • Scaricamento strutture sanitarie / Medici SSN (su disco): questa selezione consente solo lo scaricamento del file su disco ma non l'invio telematico dello stesso. Con questa opzione nella videata successiva saranno visualizzate solo le aziende che hanno spuntato Gestione strutture sanitarie/medici SSN (scaricamento su disco) in Anagrafica azienda.


Per le strutture sanitarie è previsto solo lo scaricamento del file su disco:


  • Stampa di controllo: Selezionare la stampa della lista con le operazioni che sarebbero scaricate per l’anno indicato. Non è prevista una stampa ministeriale di riferimento per cui la stampa presente nella videata è una stampa interna di controllo.


2.  Indicare l’anno di cui si vuole effettuare lo scaricamento e, nel caso di invio effettuato dal soggetto delegato, il fornitore (intermediario) delegato alla presentazione della comunicazione.


3.  Selezionare le aziende per le quali si vuole effettuare lo scaricamento (sarà creato un file per ogni soggetto). Il nome utente, password e pin verranno richiesti direttamente in questa funzione se l’utente non vuole utilizzare TuttOK o Espando Telematici (opzione sconsigliata).




Modifica/correzione dei dati successivamente al primo invio

Ricaricare completamente una fornitura


Nel caso in cui una fornitura non venga accolta dal sistema Tessera Sanitaria, ed è quindi necessario rinviarla completamente, suggeriamo di agire in questo modo:


  1. Posizionarsi nell'utilità Comunicazione Telematica Tessera Sanitaria;
  2. Indicare l’anno di cui si vuole effettuare lo scaricamento e, se presente, l’intermediario delegato alla presentazione della comunicazione;
  3. Selezionare la casella Riscarica fornitura in modo da scaricare tutti i movimenti. Con questa opzione non viene controllata la spunta Scaricato;
  4. Selezionare le aziende per le quali si vuole effettuare lo scaricamento (sarà creato un file per ogni medico/struttura sanitaria)



Trasmissione di un documento per l'invio di dati modificati


Di seguito riportiamo il processo da seguire a seconda delle diverse casistiche che si possono presentare:


1.  Modifica dei dati di un documento accolto con segnalazione: Nel caso in cui un documento sia accolto con segnalazione dal sistema Tessera Sanitaria e dopo aver corretto l’errore si volesse rimandare il documento, questo dovrà essere inviato con Tipo operazione = VariazioneNell'archivio Tessera Sanitaria (presente in Archivi Azienda di ogni contabilità gestita) selezionare il documento e:


  • Togliere la spunta Scaricato per l'anno di invio;
  • Indicare Tipo operazione = Variazione;
  • Effettuare le modifiche necessarie.

 

Procedere con lo scaricamento dell’azienda dall'utilità Comunicazione Telematica Tessera Sanitaria senza selezionare Riscarica forniture in modo da scaricare solo i dati modificati.


2.  Modifica dei dati di un documento non accolto: Nel caso in cui un documento non sia accolto dal sistema Tessera Sanitaria e, dopo aver corretto l’errore, si volesse rimandare il documento scartato, questo dovrà essere inviato con Tipo operazione = InserimentoNell'archivio Tessera Sanitaria selezionare il documento e:


  • Togliere la selezione Scaricato per l'anno di invio;
  • Effettuare le modifiche necessarie.


Procedere con lo scaricamento dell’azienda dall'utilità Comunicazione Telematica Tessera Sanitaria senza selezionare Riscarica forniture in modo da scaricare solo i dati modificati.


3.  Modifica di un numero documento errato: Se si vuole correggere il numero documento, il documento fiscale inviato con numero errato deve essere cancellato e per cui deve essere inviato con Tipo operazione = Cancellazione, mentre il documento con numero corretto con Tipo operazione = InserimentoCome per i casi precedenti, posizionarsi nell'archivio Tessera Sanitaria e togliere la selezione Scaricato per l’anno di invio per il movimento in questione e cambiare il Tipo operazione in Cancellazione; quindi fare un Nuovo inserimento per inserire i dati corretti.


Procedere con lo scaricamento dell’azienda dall'utilità Comunicazione Telematica Tessera Sanitaria senza selezionare Riscarica forniture in modo da scaricare solo i dati modificati.


Figura 7   Compilare correttamente Tipo Operazione e Anno di invio




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