Abstract: La gestione della Fatturazione Elettronica B2B
Data: 4 gennaio 2019
Premessa: nelle immagini, l’azienda Bluenext rappresenta il professionista, l’azienda ITworking rappresenta un’azienda censita e il soggetto Rossi Mario rappresenta l’intermediario.
Operazioni da eseguire in Anagrafica unica di Espando Studio
1 - Configurazione Anagrafica Studio - Professionista
Dopo aver sottoscritto il Contratto per l’utilizzo del Portale dei Servizi, l’ufficio attivazioni Bluenext invierà all’utente la seguente comunicazione:
“Spett.le XXXXXXXXXXX,
La informiamo che, come da contratto da Lei stipulato, abbiamo provveduto ad attivarLe i servizi legati alle gestione delle Fatture Elettroniche.
Di seguito Le comunichiamo Username e Password da inserire all'interno della sua anagrafica presente in Anagrafica Unica di Espando Studio, dove contestualmente si dovrà identificare come Titolare dello Studio:
- Username: XXXXXXXXXXXX
- Password: YYYYYYYYY
Questo Le da il diritto di abilitare i suoi clienti ai servizi e di accedere direttamente nella sua area all'interno del Portale dei Servizi Bluenext.
Può seguire le modalità operative cliccando sul seguente link:
http://www.portalesoftware.com/redirectors/Espando/B2B.pdf
Il "CODICE DESTINATARIO" Bluenext da comunicare ai fornitori per l'emissione delle fatture e la ricezione del ciclo passivo è X2PH38J.
Qualora utilizzasse Fatture Online per la redazione delle sue fatture attive o dei suoi clienti, Le rammentiamo che il link di accesso a Fatture Online è:
Le credenziali di accesso per Fatture Online sono quelle già in suo possesso o le medesime indicate in questa email (se nuovo utilizzatore di Fatture Online).
Può seguire le modalità operative cliccando sul seguente link:
http://www.portalesoftware.com/redirectors/espando/b2b-fol.pdf
A disposizione per ogni chiarimento in merito, La salutiamo cordialmente.
Bluenext”
Le informazioni presenti in questa comunicazione sono utili all’utente per configurare la propria anagrafica in Espando Studio.
Le credenziali riportate nel messaggio vanno inserite in Anagrafica Unica nell'anagrafica del Soggetto “Studio Associato” se il contratto è stato sottoscritto come “Studio Associato”, oppure nel soggetto “Professionista” se il contratto è stato sottoscritto come singolo “Professionista”.
Indicare le Credenziali nella sezione “Credenziali per Fatt. Elettronica”.
2 - Censimento ulteriori titolari
NB:
Questo passaggio non è necessario se non c'è necessità di suddividere la gestione dei Clienti Emittenti tra i titolari di uno Studio Associato, oppure se non si è uno Studio Associato.
Se lo Studio Associato che ha sottoscritto il contratto di utilizzo desidera suddividere la gestione dei Clienti Emittenti per i professionisti che lo compongono, occorre eseguire il censimento di ulteriori titolari tramite la funzione presente nel percorso “Anagrafica Unica – Utilità – Censimento per Fatturazione Elettronica – Ulteriori Titolari”.
Di seguito i passaggi:
- Indicare nell’Anagrafica dello Studio Associato le Credenziali fornite da Bluenext per i Servizi B2B e barrare “Studio Associato”
- Indicare la barratura di “Titolare” nelle anagrafiche dei Professionisti che fanno parte dello Studio Associato
- Eseguire la funzione di censimento per “Ulteriori Titolari”
Al termine dell’operazione, saranno inserite le Credenziali nell’anagrafica del soggetto appena Censito.
3 - Censimento del Titolare dello Studio
Nel caso “semplice” in cui vi è solo un “Titolare” all’interno di uno studio, occorre indicare le Credenziali fornite da Bluenext nell’Anagrafica di tale soggetto, barrando l’opzione “Titolare studio”.
4 - Censimento Clienti
Dopo aver inserito le Credenziali nell’Anagrafica dello Studio Associato – Titolare Studio, è possibile procedere con il censimento (abilitazione) delle Anagrafiche dei Clienti Emittenti ai Servizi B2B.
Accedere alla funzione “Censimento per Fatturazione Elettronica – Clienti”, presente nel percorso “Anagrafica Unica – Utilità – Censimento per Fatturazione Elettronica”.
La procedura guidata consente di censire (abilitare) ai Servizi B2B (comprensivi di Fattura online) i soggetti inseriti come Professionisti/Emittenti in StudiOK e come Aziende in Espando Contabilità o ricercati in Anagrafica unica.
Barrando l’opzione “Considera solo i clienti presenti in Contabilità Espando e/o StudiOK” è possibile considerare solo i soggetti presenti in queste due procedure per il Censimento.
Se non viene barrata questa opzione, saranno considerati tutti i soggetti presenti in Anagrafica Unica, secondo i filtri indicati.
Nella pagina “Elenco Anagrafiche” è possibile selezionare i soggetti da abilitare ai Servizi B2B.
Attenzione! E’ molto importante che il soggetto selezionato per il censimento (abilitazione) ai Servizi B2B abbia indicato un indirizzo E-Mail in Anagrafica Unica.
Se l’indirizzo non è presente, la procedura mostrerà un messaggio bloccante che, tramite doppio clic del mouse, consentirà all’utente di inserire in quel momento l’indirizzo E-mail a cui saranno inviate le Credenziali per i Servizi B2B.
Al termine della procedura guidata, sarà visualizzato un report con il risultato del Censimento e, contestualmente, sarà inviata una E-mail con le credenziali di Accesso al Portale dei Servizi B2B e Fatture Online all’indirizzo indicato nell’Anagrafica del soggetto appena censito.
Il Censimento dei Clienti ha come finalità quella di creare la postazione di lavoro della singola Azienda sul Portale dei Servizi e in Fatture Online.
Nel Portale dei Servizi sarà possibile visualizzare tutti i documenti Attivi e Passivi del Cliente Emittente Censito.
L’abilitazione a Fatture Online invece darà la possibilità al Cliente Emittente di emettere documenti in formato elettronico tramite l’utilizzo di questa procedura cloud.
5 - Accesso al Portale dei Servizi B2B
Al primo accesso al Portale dei Servizi B2B che effettuerà l’azienda con le credenziali ricevute dopo il censimento, gli verrà richiesto di modificare la password d’accesso ricevuta (per motivi di privacy).
Dopo aver eseguito l’Accesso alla procedura, verrà richiesto all’Azienda di procedere con l’attivazione dello stesso mediante delega OTP.
Una volta terminata l’operazione sopra indicata, sarà possibile iniziare ad utilizzare il Portale.
Finchè l’azienda non procederà con l’attivazione della delega mediante codice OTP, il portale dei servizi non sarà attivo.
Per accedere al portale dei servizi, quindi, ci saranno due credenziali d’accesso:
- le credenziali del professionista (saranno inserite nella sezione Elenco clienti del portale dei servizi del professionista e gli consentiranno d’accedere al portale dei servizi del cliente – sono intese, quindi, come credenziali di servizio)
- le credenziali del cliente azienda (sono quelle che vengono inviate all’azienda al termine del censimento e gli consentono di poter accedere al portale dei servizi per procedere con l’attivazione della delega OTP e la successiva gestione)
NB:
L’utente con il quale l’azienda effettuerà l’accesso al Portale dei Servizi, è un utente configurato come utente di sola “visualizzazione”.
Per modificare la configurazione dell’utente con il quale l’azienda accede al Portale dei Servizi, occorre l’intervento del Professionista.
Il Professionista dovrà:
- accedere nel proprio Portale dei Servizi
- selezionare l’”Elenco Clienti”
- selezionare il Cliente Emittente per il quale eseguire l’intervento ed accedere alla sua sessione
- andare in “Gestione Utenti” e modificare la “Configurazione dell’utente” togliendo la spunta dalla barratura “Visualizzazione” ed inserendo le spunte interessate (come "import fatture" ed "invio fatture")
6 - Stampa Mandato Fatturazione Elettronica
In "Anagrafica unica – Stampe – Stampa mandato per servizi fatturazione elettronica" è possibile ottenere la stampa del mandato per la fatturazione elettronica da farsi controfirmare dall’azienda cliente.
7 - Invio dati per predisposizione delega massiva per Fatturazione Elettronica
L’AdE ha messo a disposizione la possibilità, per il professionista\intermediario, di redigere e trasmettere la delega telematica massiva.
Questa delega, una volta accettata dall’AdE, consente al professionista\intermediario di accedere nell’area "Fatture&Corrispettivi" delle aziende gestite (aziende che hanno dato la delega al professionista\intermediario) e valorizzare la sezione “registrazione indirizzo telematico…”.
Questa operazione è fondamentale per fare in modo che tutte le fatture passive ricevute da queste aziende vengano riportate direttamente sul Portale dei servizi.
Nella delega telematica massiva sono richieste le seguenti informazioni:
- dati della dichiarazione IVA del contribuente
- estremi del documento di riconoscimento
Gli estremi del documento di riconoscimento devono essere inseriti in "Anagrafica unica – Dati anagrafici" – persona fisica per la quale è necessario gestire la fatturazione elettronica con la soluzione Bluenext – sezione “Documento identità”.
In caso di soggetti diversi occorre:
- codificare in Anagrafica unica, se non già presente, l’anagrafica del rappresentante legale della società
- inserire nella sezione “documento identità” i dati relativi al documento d’identità del medesimo soggetto
- (se non è già stato fatto) inserire tale anagrafica nella sezione “cariche\soci” nell’anagrafica dell’azienda in questione
I dati della dichiarazione IVA, invece -se gestiti con Espando- verranno trasferiti in automatico nella delega massiva.
NB:
Per le deleghe gestite fino al 31/12/2019 sono richiesti i dati della dichiarazione IVA 2018 (anno imposta 2017), mentre per le deleghe gestite dal 01/01/2020 verranno richiesto i dati della dichiarazione IVA 2019 (anno imposta 2018).
La funzione per trasferire i dati della dichiarazione IVA ed i dati relativi al documento di riconoscimento si trova in "Anagrafica Unica – Utilità – Censimento per fatturazione elettronica – Invio dati per delega servizi B2B".
Durante la procedura guidata è necessario selezionare l’intermediario utilizzato per la trasmissione telematica della Dichiarazione IVA.
Nel caso in cui l’intermediario NON sia il titolare della licenza della piattaforma B2B (quindi sia un soggetto con un’altra Partita IVA), è necessario codificare l’intermediario come “ulteriore titolare” e censirlo.
Dopo aver censito il soggetto intermediario come indicato sopra, è possibile procedere con l’Invio Dati per delega Sevizi B2B.
Per quanto riguarda i dati della dichiarazione IVA, la procedura controlla che nella procedura fiscale di Espando sia presente la dichiarazione IVA del soggetto in questione impostata come “dichiarazione chiusa”.
In presenza di più dichiarazioni per lo stesso soggetto (es. dichiarazione ordinaria e dichiarazione integrativa), la procedura prende in considerazione i dati della dichiarazione integrativa.
Questa funzione trasferisce i dati nella sezione “Delega Ade – Servizi B2B” presente nel Portale dei servizi nell’utenza del professionista\studio associato.
Il Portale dei Servizi
Il Portale dei servizi è l’applicativo cloud che sul quale transitano tutti i documenti attivi e passivi dei soggetti censiti.
Il portale è suddiviso in diverse aree di lavoro raggruppate per “Tile” (mattoncini).
1 - Fatture Emesse (Attive)
Nella tile “Fatture Emesse” del Portale dei Servizi è possibile visualizzare tutti i documenti inviati dall’Azienda.
Se le fatture attive sono state create con gli applicativi Bluenext (es. Fm4 – StudiOk – Fatture Online – Accresco – Italworking rev.), queste fatture vengono riportare in automatico nell’area "Fatture Emesse".
Questa funzione d’importazione automatica controlla i file XML prodotti, tramite un controllo formale sul file.
Se i file XML inviati al Portale dei Servizi sono corretti, il file XML viene contrassegnato come “corretto” e viene importato.
Dopo l’importazione, il file XML viene firmato digitalmente dal Portale (viene apposta la firma digitale di Bluenext) ed inviato allo SDI (Sistema di Interscambio).
I documenti in formato elettronico prodotti da applicativi diversi da quelli Bluenext, devono essere caricati sul Portale dei Servizi manualmente.
Per caricarli manualmente, occorre accedere alla tile "Fatture Emesse”, cliccare sul bottone “Carica Fatture”, selezionare i file XML/ZIP da trasmettere, barrare la casella “Invia fattura all’Agenzia delle Entrate” e infine cliccare su “Conferma”.
In questo modo, la procedura eseguirà il flusso operativo per la spedizione allo SDI del file selezionato.
NB;
E' possibile trasmettere le fatture, in questo caso, solo mediante la funzione di import con la spunta sulla casella sopra indicata.
Nell’area “Fatture emesse” è possibile esportare la griglia per ottenere un documento .xls che riepiloga le informazioni della griglia o eseguire delle ricerche dei documenti con la funzione “filtra”.
Per ogni singolo documento è possibile visualizzare:
- i dati del cliente riportati nel file
- l’importo della fattura
- la ricevuta dello SDI relativa a questo documento
- l’esito dell’invio delle fattura
- se la fattura è stata registrata o meno nella prima nota di Espando
- la data d’importazione
- il dettaglio del documento (***)
Da ultimo, con la funzione “Scarica su disco”, è possibile esportare la fattura in formato .xml con la ricevuta d’invio.
Con la funzione “Apri” è possibile accedere nel dettaglio del documento.
Nel dettaglio si potrà visualizzare il documento utilizzando il foglio di stile Assosoftware o la visualizzazione del modello Ministeriale SOGEI.
Se nel file .xml sono presenti degli allegati, utilizzando il bottone “Allegati”, si potranno visualizzare e stampare i medesimi.
Con la funzione "Download" si potrà scaricare su disco il file .xml, mentre con la funzione “Stampa” si potrà stampare l’anteprima del documento.
2 - Fatture Ricevute (Passive)
Nella tile "Fatture Ricevute” del Portale dei Servizi è possibile visualizzare tutte le fatture passive che il Sistema di Interscambio (SDI) ha recapitato in quest’area grazie al codice destinatario Bluenext.
Per ogni singolo documento è possibile visualizzare:
- i dati del fornitore riportato nel file
- l’importo della fattura
- la ricevuta dello SDI relativa a questo documento
- se la fattura è stata registrata o meno nella prima nota di Espando
- la data d’importazione
- il dettaglio del documento
Da ultimo, con la funzione “Scarica su disco”, è possibile esportare la fattura in formato .xml con la ricevuta d’invio.
Con la funzione “apri” è possibile accedere nel dettaglio del documento.
Nel dettaglio si potrà visualizzare il documento utilizzando il foglio di stile Assosoftware o la visualizzazione del modello Ministeriale SOGEI.
Se nel file .xml sono presenti degli allegati, utilizzando il bottone “Allegati” si potranno visualizzare e stampare i medesimi allegati.
Con la funzione "Download" si potrà scaricare su disco il file .xml, mentre con la funzione “Stampa” si potrà stampare l’anteprima del documento.
Anche in quest’area è presente la funzione “Carica fatture”.
Questa funzione ci consente di poter importare le fatture passive gestite con altri applicativi
Il campo "Data presa visione" è proposto solo per il caricamento delle Fatture Ricevute: indicare in questo campo la data della detrazione IVA.
In questa pagina viene visualizzato l’elenco delle fatture eliminate.
Se si barra la casella "sovrascrivi fatture" nella videata di caricamento fatture, nel caso in cui vengano ricaricate Fatture Emesse/Ricevute già presenti sul portale, le fatture precedentemente caricate vengono spostate automaticamente nella sezione “cestino” del portale dei servizi.
Nella tile “Elenco Clienti” è possibile visualizzare le aziende censite dall’Anagrafica unica di Espando, oppure da Fatture Online tramite la funzione “Anagrafiche Abilitate”.
E’ possibile eseguire il censimento delle aziende anche dal Portale dei Servizi – tile "Elenco Clienti" - “Aggiungi cliente”.
Nella tile “Elenco Clienti” è possibile accedere al Portale dei Servizi dell’azienda, riproporre all’azienda la videata per la gestione della delega OTP e/o abilitare, per i soggetti che non hanno attivo questo servizio, la procedura Fattura Online.
In quest’area vengono riportate le informazioni relative alla gestione della delega massiva.
Per visualizzare correttamente l’area di lavoro in questione è necessario attivare la visualizzazione dei pop up nel browser di navigazione. Nella sezione “Delega Ade – Servizi B2b” viene riportata l’anagrafica del soggetto delegato (con il bottone “Aggiungi” si possono aggiungere ulteriori soggetti).
Nella sezione sottostante si possono modificare o eliminare i dati del soggetto delegato, mentre nella tabella “Dati dei soggetti deleganti” sono riportati i dati relativi ai soggetti deleganti.
NB: se il soggetto viene cancellato mediante l'utilizzo del bottone "Elimina", tutte le deleghe a lui associate verranno cancellate.
I dati trasferiti si possono visualizzare cliccando sul bottone “Dettaglio”.
Se si è seguito il flusso descritto in questo documento, i dati che si possono integrare direttamente su quest’area sono i dati relativi alla dichiarazione IVA. I dati relativi agli estremi del documento di riconoscimento devono essere modificati direttamente in Anagrafica unica e ritrasferiti sul portale.
Se, invece, l’azienda è stata censita direttamente dal Portale dei Servizi, per riportarla in questa area di lavoro ("Delega Ade – Servizi B2B") è necessario cliccare sul bottone “Importa clienti da portale B2B”.
Una volta completati i dati della delega, cliccando sul bottone “genera fornitura”, sarà possibile generare la fornitura telematica da trasmettere all’AdE (l’invio di questo file si può eseguire utilizzando TuttOk o Espando Telematici).
Una volta accettato questo file dall’AdE, il professionista potrà:
- effettuare l’accesso alla propria area "Fatture&Corrispettivi"
- accedere come intermediario delegato
- selezionare, riportando la Partita Iva dell’azienda in questione, l’area di lavoro dell’azienda
- inserire il codice destinatario Bluenext
Dalla griglia della gestione delle deleghe è possibile cancellare la singola delega (mediante il bottone "Elimina"), modificare la delega (mediante il bottone "Modifica") o stampare la delega (mediante il bottone "Stampa").
Dal menù stampe è possibile stampare le deleghe o stampare il registro cronologico.
Dal menù "CSV Codice destinatario" è possibile creare il file .csv da importare sul portale Fatture&Corrispettivi per aggiornare, massivamente, il codice destinatario delle aziende che hanno dato la delega al professionista.
In questo modo verrà inserito il codice destinatario Bluenext per tutte le aziende.
In quest’area di lavoro è possibile codificare ulteriori utenti che possono accedere al Portale dei servizi con determinati ruoli come “solo visualizzazione” o “importazione documenti “ e “invio documenti”.
Questa area di lavoro consente di creare le posizioni e le credenziali d’accesso per i titolari dello Studio Associato. E’ visibile solo per l’utente (Studio Associato o Professionista) in possesso del contratto per l'utilizzo del Portale dei Servizi.
Nel caso in cui siano stati eseguiti censimenti non corretti dei Titolari o dei Clienti di uno Studio Associato, in questa pagina è possibile effettuare le opportune modifiche.
Nel campo “Dati del titolare” viene mostrato il titolare o i titolari dello studio e, nella griglia sottostante, vengono mostrati tutti i clienti censiti da tali titolari.
Cliccando sul bottone “Aggiungi titolare” è possibile aggiungere un nuovo “titolare studio” (cliccare sul bottone "Abilita" per abilitare questo nuovo titolare).
In quest’area di lavoro è possibile rendere “titolare studio” un “cliente censito”. Questo viene fatto per consentire al cliente di eseguire il censimento dei propri clienti.
Fatture Online
Premessa: per ulteriori approfondimenti, consultare i video tutorial accessibili a questo link o il manuale operativo.
Area di benvenuto che mostra all’utente una panoramica sulle informazioni contenute nell’applicativo.
Nell’area tabelle sono contenute le tabelle da configurare per poter procedere con l’inserimento dei documenti.
La tabella dei clienti può essere popolata mediante l’import da file .csv o, in alternativa, inserendo singolarmente tutti i clienti per i quali emettere i documenti
Per i professionisti\studi che utilizzano Espando contabilità, da tale applicativo è possibile estrapolare il file .csv da importare direttamente su Fattura On-line (FOL).
La tabella degli articoli (comprende beni e servizi) contiene le informazioni da riportare nel corpo del documento.
La tabella delle modalità di pagamento contiene alcune modalità di pagamento predefinite (già precaricate nella procedura).
Se l’utente dovesse gestire situazioni particolari, può inserire ulteriori modalità di pagamento.
La tabella dei codici iva contiene i codici iva da poter richiamare nel corpo del documento (anch’essa è una tabella precaricata)
La tabella “I miei dati” contiene i dati dell’azienda in cui l’utente sta operando
NB: nel caso dovessero essere gestiti più soggetti, al posto di “i miei dati” si troverà la dicitura “Cedenti”.
La tabella “Anagrafiche abilitate” (attiva SOLO per la postazione del professionsita\studio commerciale) consente di disattivare\attivare le anagrafiche mediante gli appositi comandi "Abilita \ Disabilita FOL" o "Abilita \ Disabilita B2b".
La tabella dei committenti (PA) riporta i dati di tutti i committenti PA.
NB: è una tabella attiva SOLO se viene utilizzato anche il modulo “documenti PA”.
È l’area in cui è possibile emettere i documenti di tipo B2B o B2C.
Da qui è possibile emettere direttamente documenti di vendita (Fatture accompagnatorie / Fatture pro forma / Fatture / Note di credito / Parcelle pro forma / Parcelle) oppure emettere documenti intermedi (preventivi / ordini DDT Fatture) per arrivare ad emettere un documento elettronico.
In quest’area è possibile gestire i documenti PA (creazione e invio del documento alla PA di riferimento con la completa gestione delle ricevute relative all’invio del medesimo).
5 - Importazione prima nota contabilità di Espando Studio
Premessa: per un approfondimento sull'importazione guidata movimenti in prima nota consultare il capitolo 7.0 / 8.1.8 presente nel manuale operativo della contabilità di Espando.
Le procedure di contabilità di Bluenext (PCH4 / Espando / Italworking rev / Accresco) possono effettuare l’importazione dei movimenti (fatture attive e fatture passive) presenti sul Portale dei servizi.
Al primo accesso nella procedura di contabilità (in questo caso si parla della contabilità di Espando), la procedura -mediante un quesito- propone all’utente l’importazione in prima nota delle fatture.
La procedura guidata consente all’utente di importare in prima nota sia i movimenti attivi che quelli passivi e di impostare, durante il wizard guidato, la causale da riportare in prima nota con i parametri di registrazione (attività contabile\attività iva\registro iva).
L’importazione in prima nota dei movimenti proporrà all’utente il modello contabile cliente\fornitore così da avvantaggiare il riporto del dato in prima nota.
In questo modo l’utente si troverà a visualizzare il documento nella parte sinistra del proprio schermo e la registrazione di prima nota proposta nella parte destra.
Se l’utente, verificando il documento, dovesse avere l’esigenza di modificare la registrazione, può farlo.
Nel caso in cui, durante l’importazione dei dati in prima nota, la procedura non dovesse rilevare già codificata l’anagrafica del cliente\fornitore, riporterà in prima nota l’associazione presente in configurazione azienda – raccordo b2b (questa tabella è presente dentro ogni azienda attivata in contabilità).
Disclaimer: il presente articolo descrive il funzionamento delle procedure Bluenext e non rappresenta in nessun caso un'informativa normativa; Bluenext Srl non si assume nessuna responsabilità circa eventuali errori nell'applicazione della normativa da parte degli utilizzatori dei suoi prodotti.
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