Domanda:

Dove posso gestire i clienti ed inserirne di nuovi?


Risposta:


Accedendo alla sezione "Clienti/Titolari effettivi"






Nella videata principale è presente la lista dei clienti creati in precedenza; al passaggio col mouse su ogni rigo, in corrispondenza della parte destra, sono presenti i pulsanti con le seguenti funzionalità:



 Consente di accedere al dettaglio del cliente   per visualizzare/modificare i dati

  

Consente la visualizzazione del dettaglio dei dati anagrafici storicizzati, corrispondenti alle modifiche operate nel

tempo sui clienti collegati a delle 

prestazioni (funzionalità attiva solo se si gestisce il registro delle prestazioni con “Riporto della cronologia degli interventi” o “Registro con caratteristiche tecniche

AUI”)

Consente di effettuare le stampe del

cliente previste dalla normativa

Consente l’accesso diretto alla gestione del

“Fascicolo del cliente”

Consente la visualizzazione della cronologia

delle operazioni svolte per quel cliente

Consente di eliminare il cliente selezionato



INDICE




Inserimento Clienti


Nell’angolo inferiore destro della lista clienti è presente il tondino col segno “+” al cui click appariranno le funzionalità per l’inserimento di nuove anagrafiche, come rappresentato nel dettaglio seguente:






Cliccando su una delle tre voci disponibili, il programma si predisporrà per l’inserimento specifico della tipologia di clientela selezionata o per l’importazione di un file CSV con i dati dei clienti generato esternamente al programma.


Per ogni tipologia di clientela sono presenti in alto a destra tre “macro” sezioni: Anagrafica, Annotazioni e Fascicolo. A sua volta, la sezione “Anagrafica” si compone di più schede che variano in funzione della tipologia di soggetto (persona fisica o persona giuridica). Per le persone fisiche i dati saranno inseriti nelle schede “Riferimenti”, “Altri dati”, “Persona fisica”, “Recapiti” e “Identificazione”. La logica di inserimento dati è intuitiva: dai meri dati anagrafici, ai recapiti fino ai dati relativi alla tipologia di identificazione effettuata. I dati contrassegnati con un asterisco rosso sono obbligatori (non sarà possibile salvare i dati anagrafici se questi campi non sono compilati). Di seguito le schede della sezione “Anagrafica”:




Nella videata soprastante, il menu a discesa “Stato cliente”, in fase di immissione cliente consente di selezionare una delle tre tipologie suggerite:


• Potenziale cliente: per il soggetto che richiede la prestazione non è stato ancora firmato un contratto di prestazione o non è stato ancora accettato l’incarico. Da usare quando per il potenziale cliente si stanno ancora mettendo in atto le procedure di adeguata verifica della clientela e si sta valutando la documentazione prodotta. I soggetti con questo “status” non saranno

• Cliente attivo: per questo soggetto è in essere un rapporto professionale e per il quale occorre adempiere a tutti gli obblighi previsti dalla normativa

• Cliente cessato: per questo soggetto non è più in essere alcun rapporto, sussiste solo l’obbligo

di conservazione dei documenti acquisiti in precedenza


Nella lista con l’elenco dei clienti, i diversi status sopra citati sono visualizzati nell’apposita colonna e sarà possibile anche visualizzare la lista con i soli clienti in essere mediante attivazione della funzione “Visualizza clienti attivi” presente nella parte destra superiore:





Inserimento Persone Fisiche




Nella videata sopra riportata, la selezione dell’opzione NO alla voce “Questa anagrafica si riferisce ad un soggetto che riveste il ruolo di Titolare effettivo” comporta la non obbligatorietà, successivamente, dell’inserimento dei dati inerenti ai documenti di identità presenti nella scheda “Identificazione” (dati che, ovviamente, possono comunque essere inseriti).


Se si sta inserendo il cliente di un’organizzazione associata, valutare l’opzione “Il cliente è comune a tutta l’organizzazione” che, impostata su SÌ, consente di far apparire in automatico quel cliente (persona fisica o giuridica) all’interno della lista clienti di ogni singolo soggetto obbligato dello studio associato. Tale opzione è visibile solo se nell’anagrafica dell’organizzazione (scheda “Dati principali”) è stato precedentemente abilitato il campo “Consenti l’utilizzo di clienti condivisi”.



Nella videata sopra illustrata, il pulsante “Verificare” consente di accedere a un link del registro ufficiale delle Persone Esposte Politicamente gestito dal Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali.




Se l’identificazione non viene eseguita direttamente, nella gestione del fascicolo del cliente, che sarà analizzata a breve, sarà possibile dettagliare i dati della dichiarazione di altro professionista che ha proceduto ad eseguire l’identificazione. Tramite il pulsante “Verificare” della videata soprastante verrà visualizzato un popup con un link per accedere alla banca dati del Ministero dell’Interno per effettuare una ricerca di documenti rubati o smarriti.



Inserimento Persone Giuridiche


Per le persone giuridiche, invece, saranno presenti le schede “Riferimenti”, “Dati Generali”, “Recapiti”, “Titolari effettivi” e “Identificazione”:





Tramite le suddette schede sarà pertanto possibile inserire tutti i dati richiesti dalla normativa antiriciclaggio in tema di identificazione del cliente. I dati obbligatori sono contrassegnati con un asterisco rosso. In merito ai titolari effettivi delle persone giuridiche, è possibile associarle selezionandole tra le persone fisiche già presenti, o creandone di nuove, dall’apposita scheda e cliccando in basso a destra sul tondino col segno “+”:



Dal menu a discesa presente nella finestra che appare, selezionare i nominativi, fra quelli già presenti e cliccare in basso su CONFERMA; oppure cliccare su “+ Aggiungi” per inserire un’anagrafica ex novo:




Dopo aver confermato i nominativi, appariranno nella lista della sezione “Titolari effettivi” e, in caso di errore, o se nel tempo la compagine dei titolari effettivi cambia, è possibile eliminarli dall’apposito pulsante presente nella sezione destra del rigo corrispondente:



Infine, la scheda “Identificazione” consente l’inserimento dei dati identificativi della persona giuridica:



Al termine dell’inserimento dei dati, fare click in alto su SALVA.



Scheda Annotazioni


La scheda “Annotazioni” consente l’inserimento di note dello studio che saranno riportate nella stampa dell’anagrafica del cliente.





Import CSV


Se in fase di creazione di un nuovo cliente si opta per la scelta Importazione clienti da file .CSV, nella parte destra del programma apparirà una sezione che consente di importare il file CSV in questione, che deve essere stato predisposto secondo l’impostazione del file di esempio che è possibile scaricare dall’apposito link:



Una volta importato il file CSV, i clienti non saranno ancora ufficialmente nell’archivio del soggetto obbligato, ma visibili nel menu “Altro > Clienti da importare” da dove sarà possibile selezionare quelli di interesse e confermarli definitivamente.




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