Abstract: questo articolo espone le linee guida della firma remota


INDICE




Flusso di lavoro e configurazione Portale SmartSign



1) L‘Azienda/Studio carica i documenti su firma.sonoincloud.it, manualmente o dai nostri applicativi

2) Firma.sonoincloud.it invia il link per accedere alla firma dei documenti alle caselle email dei firmatari

3) I firmatari accedono alla propria email e cliccano sul link

4) I firmatari accedono all’interfaccia di firma per visualizzare i documenti e per apporre la firma con qualsiasi proprio dispositivo (es. smartphone, pc ecc.)

5) L’interfaccia di firma colloquia con Firma.sonoincloud.it per aggiornare lo stato dei documenti e generare i documenti firmati

6) Firma.sonoincloud.it invia i documenti firmati alla casella email dei firmatari




Una volta ricevute le credenziali, è consigliabile accedere direttamente al portale SmartSign (firma.sonoincloud.it) per effettuare la prima configurazione, una tantum.


Cliccare l'ingranaggio in alto a destra per accedere alle impostazioni.

Se si è optato per la Firma Elettronica Avanzata, come da accordi con il commerciale in fase d'acquisto, attivare l'apposita checkbox.

E' possibile anche personalizzare il testo delle e-mail di "richiesta firma" e "consegna documenti"

N.B: modificare solo le parole, non i tag presenti nel testo come ad esempio: [ < >



 




Invio documenti per la firma da Espando


Configurazione (una tantum)


1) Per poter inviare in firma le dichiarazioni gestite da Espando, è necessario inserire (solo la prima volta) le credenziali SmartSign ricevute via e-mail (le stesse utilizzate per accedere al portale firma.sonoincloud.it) nella Gestione Utenti del programma.


Dal menu principale, spostarsi in UTILITA' - Gestione Utenti - Utilità


Amministrazione - Credenziali firma SmartSign


Inserirle e salvare.





2) Verificare e completare le anagrafiche dei soggetti che sappiamo già di dover coinvolgere nei processi di firma.

Consigliamo di adeguare TUTTE le anagrafiche dei clienti di studio (per le società, aggiornare tali dati nell'anagrafica del Legale Rappresentante)


In particolare, è fondamentale compilare almeno uno dei 2 campi evidenziati in verde nell'esempio, Num. Cellulare e E-mail OTP.

Questo dato verrà utilizzato per inoltrare i documenti ed il codice OTP da utilizzare in fase di firma.






3) Prima di poter firmare, è necessario trasferire i dati dei soggetti firmatari (i clienti per i quali sono state adeguate/completate le anagrafiche al punto due)  sul portale SmartSign


Abbiamo creato un'apposita utility per eseguire tale operazione in modo massivo.

Da Anagrafica Unica - Utilità - Invio Dati - a SmartSign per firma OTP


Verrà visualizzato l'elenco dei soggetti di tipo Persona fisica che in Anagrafica Unica hanno valorizzato i campi "Numero cellulare OTP" e "E-mail OTP". 

Al termine dell'elaborazione, i soggetti selezionati, saranno inseriti/aggiornati nel portale SmartSign sezione "Rubrica contatti".





Questa operazione va ripetuta ogniqualvolta che variamo i 2 campi OTP nell'anagrafica dei clienti, oppure inseriamo nuovi clienti di studio, prima di procedere alle firme.

 


 

Selezione ed invio documenti


La firma OTP è presente nei seguenti applicativi della suite Espando:


  • F24
  • CU
  • 770
  • 730
  • Redditi PF
  • Redditi SP
  • Redditi SC
  • IVA



Di seguito un esempio di firma da Redditi PF


Dal menu stampe - Firma OTP Modelli (oppure tramite il bottone STAMPA all'interno della singola dichiarazione) procedere a configurare l'utility come per effettuare la classica stampa ufficiale del modello.


Impostare se firmare nuovamente eventuali dichiarazioni già firmate e lanciare la funzione.



Il programma elabora i modelli, propone un report riepilogativo, li invia al portale SmartSign ed al primo firmatario.




Dal portale sarà sempre visibile il documento inviato in firma ed il relativo stato.




Spostarsi nel capitolo Firma dei documenti per una guida del processo di firma



Invio documenti per la firma da Espando Telematici



Configurazione (una tantum)


Per poter inviare in firma le dichiarazioni inviate da Espando Telematici, è necessario inserire (solo la prima volta) le credenziali SmartSign ricevute via e-mail (le stesse utilizzate per accedere al portale firma.sonoincloud.it)


Posizionarsi in Utilità - Impostazioni

Sezione "SmartSign"


Inserire le credenziali e cliccare ESEGUI








Verificare la presenza sul Portale SmartSign dei soggetti che sappiamo già di dover coinvolgere nei processi di firma.


Accedere al menu Firma SmartSign - Anagrafica SmartSign


 


Viene aperta una nuova scheda del browser con accesso automatico al portale firma.sonoincloud.it


Nella sezione Rubrica contatti verificare i soggetti già presenti ed aggiungere quelli non presenti che dovranno però firmare dei documenti, tramite l'apposito bottone Nuovo Contatto





Completare i dati anagrafici



Nel campo Denominazione indicare il nome e cognome

Nel campo Telefono indicare il numero che riceverà il codice OTP via sms per convalidare la firma dei documenti.

Nel campo E-mail indicare l’indirizzo che riceverà il messaggio con il link di accesso ai documenti da firmare.

Nel campo Codice indicare un codice univoco identificativo del firmatario. 

Nel campo Impostazioni firma indicare cosa si vuole visualizzare sui punti firma all’interno del documento PDF. Le opzioni sono 5:

  • Tratto: il firmatario viene obbligato a inserire un tratto grafico durante il processo di firma e questo tratto verrà inserito all’interno dei punti firma nel documento PDF.. potrà disegnarlo direttamente con il mouse o il dito se da dispositivi mobili
  • Denominazione: all’interno dei punti firma vengono visualizzati il nome e cognome
  • Sigla: all’interno dei punti firma vengono visualizzate le iniziali del nome e cognome
  • Immagine: all’interno dei punti firma viene visualizzata l’immagine (max 50KB) caricata in questa sezione
  • Non riportare: non viene riportata alcuna informazione all’interno dei punti firma


Selezione ed invio documenti


Posizionarsi in Firma SmartSign - Firma (nella sezione firma con OTP)





Configurare l'utility (come la stampa "modelli da telematico") ed eseguire l'operazione.

Il programma crea automaticamente i fascicoli, invia i documenti al portale firma.sonoincloud.it ed al primo firmatario di ogni documento selezionato.





Spostarsi nel capitolo Firma dei documenti per una guida del processo di firma




Invio documenti per la firma da TuttOK


Configurazione (una tantum)


Per poter inviare in firma le dichiarazioni inviate da TuttOK, è necessario inserire (solo la prima volta) le credenziali SmartSign ricevute via e-mail (le stesse utilizzate per accedere al portale firma.sonoincloud.it)


Posizionarsi in Configurazione - Impostazioni

Sezione "SmartSign"


Inserire le credenziali e Salvare







Verificare la presenza sul Portale SmartSign dei soggetti che sappiamo già di dover coinvolgere nei processi di firma.


Accedere al menu Firma SmartSign - Firma Remota (con OTP) - Anagrafica SmartSign



Viene aperta una nuova scheda del browser con accesso automatico al portale firma.sonoincloud.it


Nella sezione Rubrica contatti verificare i soggetti già presenti ed aggiungere quelli non presenti che dovranno però firmare dei documenti, tramite l'apposito bottone Nuovo Contatto





Completare i dati anagrafici



Nel campo Denominazione indicare il nome e cognome

Nel campo Telefono indicare il numero che riceverà il codice OTP via sms per convalidare la firma dei documenti.

Nel campo E-mail indicare l’indirizzo che riceverà il messaggio con il link di accesso ai documenti da firmare.

Nel campo Codice indicare un codice univoco identificativo del firmatario. 

Nel campo Impostazioni firma indicare cosa si vuole visualizzare sui punti firma all’interno del documento PDF. Le opzioni sono 5:

  • Tratto: il firmatario viene obbligato a inserire un tratto grafico durante il processo di firma e questo tratto verrà inserito all’interno dei punti firma nel documento PDF.. potrà disegnarlo direttamente con il mouse o il dito se da dispositivi mobili
  • Denominazione: all’interno dei punti firma vengono visualizzati il nome e cognome
  • Sigla: all’interno dei punti firma vengono visualizzate le iniziali del nome e cognome
  • Immagine: all’interno dei punti firma viene visualizzata l’immagine (max 50KB) caricata in questa sezione
  • Non riportare: non viene riportata alcuna informazione all’interno dei punti firma




Selezione ed invio documenti



Posizionarsi in Firma SmartSign - Firma Remota (con OTP) - Firma





Configurare l'utility (come la stampa "modelli da telematico") ed eseguire l'operazione.

Il programma crea automaticamente i fascicoli, invia i documenti al portale firma.sonoincloud.it ed al primo firmatario di ogni documento selezionato.




Spostarsi nel capitolo Firma dei documenti per una guida del processo di firma




Invio documenti per la firma da firma.sonoincloud.it



E' possibile anche caricare ed inviare in firma file esterni ad Espando, direttamente dal portale SmartSign.


Per fare ciò è necessario creare un modello per ogni tipologia di documento che si desidera firmare.

Questo perchè, non essendo file generati direttamente da noi, non possiamo sapere esattamente dove sono i punti firma.


Nella sezione Rubrica contatti, prima di procedere alle firme, verificare i soggetti già presenti ed aggiungere quelli non presenti che dovranno firmare dei documenti, tramite l'apposito bottone Nuovo Contatto.





Completare i dati anagrafici



Nel campo Denominazione indicare il nome e cognome

Nel campo Telefono indicare il numero che riceverà il codice OTP via sms per convalidare la firma dei documenti.

Nel campo E-mail indicare l’indirizzo che riceverà il messaggio con il link di accesso ai documenti da firmare.

Nel campo Codice indicare un codice univoco identificativo del firmatario. 

Nel campo Impostazioni firma indicare cosa si vuole visualizzare sui punti firma all’interno del documento PDF. Le opzioni sono 5:

  • Tratto: il firmatario viene obbligato a inserire un tratto grafico durante il processo di firma e questo tratto verrà inserito all’interno dei punti firma nel documento PDF.. potrà disegnarlo direttamente con il mouse o il dito se da dispositivi mobili
  • Denominazione: all’interno dei punti firma vengono visualizzati il nome e cognome
  • Sigla: all’interno dei punti firma vengono visualizzate le iniziali del nome e cognome
  • Immagine: all’interno dei punti firma viene visualizzata l’immagine (max 50KB) caricata in questa sezione
  • Non riportare: non viene riportata alcuna informazione all’interno dei punti firma


Creazione Modelli


All'interno della voce "Modelli", abbiamo 2 sezioni


Personali: quelli creati dall'utente per dichiarazioni/modelli non gestiti da Espando

Sistema: contiene i modelli predefiniti creati da noi in base ai vari tipi di documento generabile direttamente da Espando studio o Espando Telematici/TuttOK


Nella sezione Personali, cliccare Nuovo Modello




Cliccare la scritta al centro per selezionare un pdf di esempio da usare per individuare i punti firma e creare il modello







Viene visualizzata l'anteprima del documento selezionato.

Completare il Titolo e le Informazioni

Cliccare Aggiungi Campo per inserire il primo campo firma




Modificare il TAG del campo inserito, per poterlo identificare meglio

Spostare con il mouse il campo, posizionandolo sul punto specifico




Aggiungere il secondo campo firma, posizionarlo con il mouse sul punto esatto, rinominare il campo TAG per l'identificazione.

Procedere cosi per tutti i campi firma del documento



Salvare il modello creato





Selezione ed invio documenti



Dalla sezione Firma Remota, cliccare "Carica Documenti".

Successivamente, cliccare "Scegli Documenti" per selezionare il file dal pc, confermare.





Dopo aver selezionato il documento, sarà necessario aggiungere i firmatari tramite gli appositi bottoni ed il tipo firma.

Selezionare il modello (per far si che i punti firma vengano individuati automaticamente)

Al termine, cliccare "Conferma e Invia"




Spostarsi nel capitolo Firma dei documenti per una guida del processo di firma





Firma dei documenti


Ogni soggetto coinvolto nella firma del documento (commercialista, azienda cliente, legale rappresentante ecc), riceverà una notifica e-mail per procedere alla firma.




Cliccando il link proposto nell'email, viene aperta una pagina web con l'anteprima del documento da firmare ed i punti firma già evidenziati.




In fondo alla pagina web è presente la casella da confermare ed il bottone per procedere alla firma





Viene inviato il codice OTP via sms al numero di cellulare indicato.

Riportare il codice nella pagina e confermare





Notifica di firma avvenuta correttamente





Sul portale firma.sonoincloud.it il documento viene aggiornato, riportando le firme eseguite.





Una volta eseguita la firma dal primo soggetto coinvolto, il software procede ad inviare il file per la firma ai successivi firmatari (se ce ne sono)




Gli ulteriori soggetti coinvolti, in fase di firma vedranno l'anteprima del documento contenente già le firme applicate dai precedenti soggetti



Procedere come per il primo soggetto.

Accettazione condizioni, inserimento codice, avviso di firma conclusa con successo.








Lo stato del documento viene aggiornato automaticamente e, una volta completate tutte le firme, il documento firmato viene inviato ai soggetti coinvolti  








Il documento firmato sarà visibile anche sul portale SmartSign e nei nostri applicativi (a seconda dell'origine dello stesso)




Cosa contiene il documento PDF firmato:


• Stampa del nome, cognome o  eventuale tratto grafico su ogni  punto firma del documento.

• File Audit Trail: dati in chiaro dei firmatari.

• Firma del documento PDF tramite un certificato digitale per renderlo  immodificabile.







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