Import Bilancio da Stratega/Simple
Guida operativa per clienti - procedura di importazione in Espando Studio
1. Quando usare questa guida
Usare questa procedura quando si riceve da Stratega/Simple il file compresso contenente il bilancio da importare in Espando Studio. La guida copre anche la prima configurazione della tabella di raccordo necessaria per collegare i conti del file ai conti dell'azienda.
2. Prerequisiti
- Avere ricevuto il file .zip generato da Stratega/Simple.
- Verificare che eventuali clienti e fornitori presenti nel file abbiano le informazioni minime necessarie, in particolare il codice fiscale quando richiesto.
- Se l'azienda non è mai stata importata prima, prevedere il tempo necessario per creare o completare la tabella di raccordo.
3. Percorso della funzione
Accedere al menu Utility > Scambio Dati > Import Bilancio da Stratega/Simple. Nella maschera selezionare il file .zip ricevuto da Stratega, oppure recuperarlo da WS, se è stata usata questa modalità di scambio file.
Dopo la selezione del file, il programma propone automaticamente i dati principali della registrazione, come causale, data registrazione ed esercizio, e mostra in griglia il contenuto del documento da importare.
4. Preparare o completare la tabella di raccordo
La tabella di raccordo serve ad abbinare ogni conto presente nel file Stratega al conto corrispondente dell'azienda in Espando. E’ indispensabile almeno al primo import di una specifica azienda.
- Premere il pulsante Tabella di raccordo per import.
- Se nel gestionale di provenienza è stato usato il piano dei conti Espando, usare Associazione automatica per conto.
- Se i codici conto non coincidono ma le descrizioni sono confrontabili, usare Associazione automatica per descrizione.
- Per i conti non associati automaticamente, selezionare la riga, aprire la lente nella colonna Conto Racc. e scegliere il conto corretto dal piano dei conti dell'azienda.
- Salvare e uscire dal raccordo: la procedura torna automaticamente alla funzione di import.
| Situazione | Azione consigliata |
|---|---|
| Conti già uguali a Espando | Usare l'associazione automatica per conto e verificare solo eventuali righe residue. |
| Descrizioni simili ma codici diversi | Usare l'associazione automatica per descrizione e completare manualmente le righe non abbinate. |
| Conti clienti o fornitori | Verificare le icone e i dati anagrafici: se le informazioni sono complete, il programma può gestirli automaticamente in fase di import. |
| Righe non raccordate | Completare il raccordo prima di eseguire l'import, salvo casi valutati con l'assistenza. |
5. Controlli prima dell'import
Prima di portare a termine l’import, controllare sempre la legenda delle icone e la quadratura Dare/Avere.
- Tutti i conti da importare devono risultare raccordati o correttamente riconosciuti come clienti/fornitori.
- La registrazione deve quadrare in Dare e Avere quando il bilancio di origine è atteso in quadratura.
- Se la quadratura non torna, verificare prima le anomalie su clienti e fornitori, ad esempio codice fiscale mancante.
- Se l'errore deriva dal file di origine, correggere il dato in Stratega, rigenerare il file .zip e ripetere l'import.
- Usare l'opzione “Inserire la prima nota anche se mancata quadratura” solo quando la mancata quadratura è voluta o già verificata.
6. Eseguire l'import
- Verificare causale, data registrazione ed esercizio proposti dal programma.
- Controllare che non vi siano righe da raccordare o anomalie bloccanti.
- Confermare l'eventuale opzione di import anche senza quadratura solo se consapevolmente necessaria.
- Premere Esegui.
- Al termine, controllare la Prima Nota generata e verificare che saldi e conti siano coerenti con il bilancio di origine.
7. Anomalie frequenti e come gestirle
| Anomalia | Causa probabile | Cosa fare |
|---|---|---|
| Conti non raccordati | Il conto Stratega non è stato associato a un conto Espando. | Rientrare nella tabella di raccordo e associare manualmente il conto corretto. |
| Mancata quadratura Dare/Avere | Dati incompleti, clienti/fornitori con anomalie o file di origine non quadrato. | Controllare le segnalazioni; se serve, correggere in Stratega e generare un nuovo .zip. |
| Cliente/Fornitore non importabile | Informazioni anagrafiche insufficienti, ad esempio codice fiscale mancante. | Completare l'anagrafica nel gestionale di origine o in Anagrafica Unica, poi ripetere il controllo. |
| Conto non abilitato per l'azienda | Il conto scelto nel raccordo non è valido per tipo contabilità o dichiarazione dell'azienda. | Modificare il raccordo scegliendo un conto abilitato per l'azienda corrente. |