Abstract: La gestione della Fatturazione Elettronica B2B


Data: 4 gennaio 2019


Premessa: nelle immagini, l’azienda Bluenext rappresenta il professionista, l’azienda ITworking rappresenta un’azienda censita e il soggetto Rossi Mario rappresenta l’intermediario.





Operazioni da eseguire in Anagrafica unica di Espando Studio


1 - Configurazione Anagrafica Studio - Professionista


Dopo aver sottoscritto il Contratto per l’utilizzo del Portale dei Servizi, l’ufficio attivazioni Bluenext invierà all’utente la seguente comunicazione:


Spett.le XXXXXXXXXXX,


La informiamo che, come da contratto da Lei stipulato, abbiamo provveduto ad attivarLe i servizi legati alle gestione delle Fatture Elettroniche.

Di seguito Le comunichiamo Username e Password da inserire all'interno della sua anagrafica presente in Anagrafica Unica di Espando Studio, dove contestualmente si dovrà identificare come Titolare dello Studio:

  • Username: XXXXXXXXXXXX
  • Password: YYYYYYYYY

Questo Le da il diritto di abilitare i suoi clienti ai servizi e di accedere direttamente nella sua area all'interno del Portale dei Servizi Bluenext.

Può seguire le modalità operative cliccando sul seguente link:

http://www.portalesoftware.com/redirectors/Espando/B2B.pdf

Il "CODICE DESTINATARIO" Bluenext da comunicare ai fornitori per l'emissione delle fatture e la ricezione del ciclo passivo è X2PH38J.

Qualora utilizzasse Fatture Online per la redazione delle sue fatture attive o dei suoi clienti, Le rammentiamo che il link di accesso a Fatture Online è:

http://def.sonoincloud.it

Le credenziali di accesso per Fatture Online sono quelle già in suo possesso o le medesime indicate in questa email (se nuovo utilizzatore di Fatture Online).

Può seguire le modalità operative cliccando sul seguente link:

http://www.portalesoftware.com/redirectors/espando/b2b-fol.pdf


A disposizione per ogni chiarimento in merito, La salutiamo cordialmente.

Bluenext


Le informazioni presenti in questa comunicazione sono utili all’utente per configurare la propria anagrafica in Espando Studio.

Le credenziali riportate nel messaggio vanno inserite in Anagrafica Unica nell'anagrafica del Soggetto “Studio Associato” se il contratto è stato sottoscritto come “Studio Associato”, oppure nel soggetto “Professionista” se il contratto è stato sottoscritto come singolo “Professionista”.
Indicare le Credenziali nella sezione “Credenziali per Fatt. Elettronica”.





2 - Censimento ulteriori titolari


NB:
Questo passaggio non è necessario se non c'è necessità di suddividere la gestione dei Clienti Emittenti tra i titolari di uno Studio Associato, oppure se non si è uno Studio Associato.


Se lo Studio Associato che ha sottoscritto il contratto di utilizzo desidera suddividere la gestione dei Clienti Emittenti per i professionisti che lo compongono, occorre eseguire il censimento di ulteriori titolari tramite la funzione presente nel percorso “Anagrafica Unica – Utilità – Censimento per Fatturazione Elettronica – Ulteriori Titolari”.


Di seguito i passaggi:

  1. Indicare nell’Anagrafica dello Studio Associato le Credenziali fornite da Bluenext per i Servizi B2B e barrare “Studio Associato”



  2. Indicare la barratura di “Titolare” nelle anagrafiche dei Professionisti che fanno parte dello Studio Associato



  3. Eseguire la funzione di censimento per “Ulteriori Titolari”







  4. Al termine dell’operazione, saranno inserite le Credenziali nell’anagrafica del soggetto appena Censito.


3 - Censimento del Titolare dello Studio


Nel caso “semplice” in cui vi è solo un “Titolare” all’interno di uno studio, occorre indicare le Credenziali fornite da Bluenext nell’Anagrafica di tale soggetto, barrando l’opzione “Titolare studio”.





4 - Censimento Clienti


Dopo aver inserito le Credenziali nell’Anagrafica dello Studio Associato – Titolare Studio, è possibile procedere con il censimento (abilitazione) delle Anagrafiche dei Clienti Emittenti ai Servizi B2B.
Accedere alla funzione “Censimento per Fatturazione Elettronica – Clienti”, presente nel percorso “Anagrafica Unica – Utilità – Censimento per Fatturazione Elettronica”.




La procedura guidata consente di censire (abilitare) ai Servizi B2B (comprensivi di Fattura online) i soggetti inseriti come Professionisti/Emittenti in StudiOK e come Aziende in Espando Contabilità o ricercati in Anagrafica unica.
Barrando l’opzione “Considera solo i clienti presenti in Contabilità Espando e/o StudiOK” è possibile considerare solo i soggetti presenti in queste due procedure per il Censimento.
Se non viene barrata questa opzione, saranno considerati tutti i soggetti presenti in Anagrafica Unica, secondo i filtri indicati.



Nella pagina “Elenco Anagrafiche” è possibile selezionare i soggetti da abilitare ai Servizi B2B.



Attenzione! E’ molto importante che il soggetto selezionato per il censimento (abilitazione) ai Servizi B2B abbia indicato un indirizzo E-Mail in Anagrafica Unica.
Se l’indirizzo non è presente, la procedura mostrerà un messaggio bloccante che, tramite doppio clic del mouse, consentirà all’utente di inserire in quel momento l’indirizzo E-mail a cui saranno inviate le Credenziali per i Servizi B2B.



Al termine della procedura guidata, sarà visualizzato un report con il risultato del Censimento e, contestualmente, sarà inviata una E-mail con le credenziali di Accesso al Portale dei Servizi B2B e Fatture Online all’indirizzo indicato nell’Anagrafica del soggetto appena censito.
Il Censimento dei Clienti ha come finalità quella di creare la postazione di lavoro della singola Azienda sul Portale dei Servizi e in Fatture Online.
Nel Portale dei Servizi sarà possibile visualizzare tutti i documenti Attivi e Passivi del Cliente Emittente Censito.
L’abilitazione a Fatture Online invece darà la possibilità al Cliente Emittente di emettere documenti in formato elettronico tramite l’utilizzo di questa procedura cloud.



5 - Accesso al Portale dei Servizi B2B


Al primo accesso al Portale dei Servizi B2B  che effettuerà l’azienda con le credenziali ricevute dopo il censimento, gli verrà richiesto di modificare la password d’accesso ricevuta (per motivi di privacy).
Dopo aver eseguito l’Accesso alla procedura, verrà richiesto all’Azienda di procedere con l’attivazione dello stesso mediante delega OTP.





Una volta terminata l’operazione sopra indicata, sarà possibile iniziare ad utilizzare il Portale.

Finchè l’azienda non procederà con l’attivazione della delega mediante codice OTP, il portale dei servizi non sarà attivo.


Per accedere al portale dei servizi, quindi, ci saranno due credenziali d’accesso:

  1. le credenziali del professionista (saranno inserite nella sezione Elenco clienti del portale dei servizi del professionista e gli consentiranno d’accedere al portale dei servizi del cliente – sono intese, quindi, come credenziali di servizio)
  2. le credenziali del cliente azienda (sono quelle che vengono inviate all’azienda al termine del censimento e gli consentono di poter accedere al portale dei servizi per procedere con l’attivazione della delega OTP e la successiva gestione)


NB:
L’utente con il quale l’azienda effettuerà l’accesso al Portale dei Servizi, è un utente configurato come utente di sola “visualizzazione”.
Per modificare la configurazione dell’utente con il quale l’azienda accede al Portale dei Servizi, occorre l’intervento del Professionista.
Il Professionista dovrà:

  1. accedere nel proprio Portale dei Servizi
  2. selezionare l’”Elenco Clienti”



  3. selezionare il Cliente Emittente per il quale eseguire l’intervento ed accedere alla sua sessione
  4. andare in “Gestione Utenti” e modificare la “Configurazione dell’utente” togliendo la spunta dalla barratura “Visualizzazione” ed inserendo le spunte interessate (come "import fatture" ed "invio fatture")




6 - Stampa Mandato Fatturazione Elettronica


In "Anagrafica unica – Stampe – Stampa mandato per servizi fatturazione elettronica" è possibile ottenere la stampa del mandato per la fatturazione elettronica da farsi controfirmare dall’azienda cliente.




7 - Invio dati per predisposizione delega massiva per Fatturazione Elettronica


L’AdE ha messo a disposizione la possibilità, per il professionista\intermediario, di redigere e trasmettere la delega telematica massiva.
Questa delega, una volta accettata dall’AdE, consente al professionista\intermediario di accedere nell’area "Fatture&Corrispettivi" delle aziende gestite (aziende che hanno dato la delega al professionista\intermediario) e valorizzare la sezione “registrazione indirizzo telematico…”.
Questa operazione è fondamentale per fare in modo che tutte le fatture passive ricevute da queste aziende vengano riportate direttamente sul Portale dei servizi.


Nella delega telematica massiva sono richieste le seguenti informazioni:

  1. dati della dichiarazione IVA del contribuente
  2. estremi del documento di riconoscimento


Gli estremi del documento di riconoscimento devono essere inseriti in "Anagrafica unica – Dati anagrafici" – persona fisica per la quale è necessario gestire la fatturazione elettronica con la soluzione Bluenext – sezione “Documento identità”.

In caso di soggetti diversi occorre:

  1. codificare in Anagrafica unica, se non già presente, l’anagrafica del rappresentante legale della società
  2. inserire nella sezione “documento identità” i dati relativi al documento d’identità del medesimo soggetto 
  3. (se non è già stato fatto) inserire tale anagrafica nella sezione “cariche\soci” nell’anagrafica dell’azienda in questione



I dati della dichiarazione IVA, invece -se gestiti con Espando- verranno trasferiti in automatico nella delega massiva.


NB:
Per le deleghe gestite fino al 31/12/2018 sono richiesti i dati della dichiarazione IVA 2017 (anno imposta 2016), mentre per le deleghe gestite dal 01/01/2019 verranno richiesto i dati della dichiarazione IVA 2018 (anno imposta 2017).



La funzione per trasferire i dati della dichiarazione IVA ed i dati relativi al documento di riconoscimento si trova in "Anagrafica Unica – Utilità – Censimento per fatturazione elettronica – Invio dati per delega servizi B2B".

Durante la procedura guidata è necessario selezionare l’intermediario utilizzato per la trasmissione telematica della Dichiarazione IVA.

Nel caso in cui l’intermediario NON sia il titolare della licenza della piattaforma B2B (quindi sia un soggetto con un’altra Partita IVA), è necessario codificare l’intermediario come “ulteriore titolare” e censirlo.







Dopo aver censito il soggetto intermediario come indicato sopra, è possibile procedere con l’Invio Dati per delega Sevizi B2B.





Per quanto riguarda i dati della dichiarazione IVA, la procedura controlla che nella procedura fiscale di Espando sia presente la dichiarazione IVA del soggetto in questione impostata come “dichiarazione chiusa”.

In presenza di più dichiarazioni per lo stesso soggetto (es. dichiarazione ordinaria e dichiarazione integrativa), la procedura prende in considerazione i dati della dichiarazione integrativa.
Questa funzione trasferisce i dati nella sezione “Delega Ade – Servizi B2B” presente nel Portale dei servizi nell’utenza del professionista\studio associato.








Disclaimer: il presente articolo descrive il funzionamento delle procedure Bluenext e non rappresenta in nessun caso un'informativa normativa; Bluenext Srl non si assume nessuna responsabilità circa eventuali errori nell'applicazione della normativa da parte degli utilizzatori dei suoi prodotti.


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